С чего не надо начинать рабочий день

Дата публикации 10.09.2013

После вальяжного летнего сезона отпусков сентябрь для многих традиционно становится периодом адаптации к работе и поводом переосмыслить организацию рабочего времени. Чем следует заниматься в первый час рабочего дня, а на что тратить это время не стоит – вопрос, который мы задали экспертам трех консалтинговых компаний: Роману Иванову из Formatta, Людмиле Шустеровой из BDO и Марии Макарушкиной из «Экопси консалтинга». Их ответы мы объединили в несколько практических советов. Иванов сразу предупреждает: «Все люди разные, поэтому давать какие-то общие советы здесь сложно, кто-то по своим биологическим часам жаворонок и продуктивнее работает с утра и в первой половине дня, кому-то, наоборот, надо разгуляться для наибольшей эффективности. В любом случае одно утро однозначно может изменить ваш день, а иногда и всю жизнь».

Что следует делать в первый час работы

1. Для начала следует активизировать физиологическое состояние организма, привести в тонус мышцы и нервную систему, для этого можно бегать, прыгать, ходить в фитнес или просто выпить кофе, каждому свое.

2. В течение пяти минут надо настроиться на этот конкретный день – подумать, какое сегодня настроение, какие чувства вызывают предстоящие дела и события, возможно – дать название предстоящему рабочему дню («день согласия», «поединок», «праздник профессионала» и т.д.). Такой эмоциональный настрой пробуждает воображение, позволяет сосредоточиться, задает тон всем будущим делам.

3. Что главное? Этот вопрос надо задавать себе каждое утро, смело и решительно, не боясь признаться, что на него нет ответа. Если его нет, тогда самое главное – найти ответ на этот вопрос, хотя бы на этот день; если вы знаете этот ответ и вы смогли увидеть новые краски в вашей работе – это гарантированно будет увлекательный и успешный для вас день, даже если он заполнен рутиной или невероятно сложными и неприятными задачами.

4. Планирование. Почасовое планирование позволит гармонично распределить дела и ничего важного не забыть. Не забудьте запланировать что-то приятное на вечер. Приятная перспектива (театр, кино, ужин с любимым, гости и т. д.) поможет эффективнее прожить тяжелый день, позволит легко и весело преодолеть все сложности привычных будней.

5. Многие руководители с утра выделяют некоторое время на чтение основных новостей рынка, но это можно делать и во второй половине дня.

6. Очень удобно и эффективно встречаться с клиентами или партнерами за завтраком до начала рабочего дня. Вам удастся совместить приятное с полезным – выпить чашку кофе и получить новую информацию, обсудить интересующие вас вопросы. Если у вас нет никаких встреч и утро вы начинаете в офисе, выпейте чаю или кофе с коллегами, обсудите рабочие и нерабочие моменты. Это позволяет выстроить дружеские отношения с сотрудниками, узнать полезную информацию, которой в середине дня человек, погруженный в свои дела, уже не склонен будет делиться. Можно быстро уточнить, как идут дела у конкретных специалистов, как развиваются те или иные проекты. Если затронутая тема потребует более серьезного обсуждения – вы сразу же сможете договориться о дополнительной встрече в течение дня.

7. На разговоры и кофе желательно тратить не больше 15–20 минут, дальше принимайтесь за дела. По возможности сначала лучше решить пару задач, которые требуют совсем немного времени, чтобы почувствовать «боевой настрой» от полученного результата и с ним приступить к более трудоемким и сложным делам. Иногда прямо с утра полезно доделать дела, оставшиеся со вчерашнего дня. Это позволит снять беспокойство, освободить голову от «груза несделанного и недоделанного». Если необходимо подготовить сложное письмо или документ, утром можно набросать его черновик, сформулировать основные мысли и затем отложить до вечера, чтобы позже уточнить все формулировки.

С чего начинать день не стоит

1. Если с самого утра браться за неподъемную, сложную, проблемную и масштабную задачу, то к решению остальных вопросов вы можете не добраться даже к вечеру. При этом весь день будете ощущать, что до сих пор не сделали чего-то стоящего, и постепенно эффективность станет снижаться. Если же задача изначально сложная и может оказаться провальной, то неудача выбьет вас из колеи на весь день. Лучше все-таки дробить крупные проекты на мелкие подзадачи и «есть слона по частям».

2. Не стоит устраивать с утра разносы сотрудникам, по крайней мере по тем проектам, срок которых истекает не завтра. Все разборы полетов лучше откладывать на вторую половину дня, особенно если ожидается много критики – как с вашей стороны, так и со стороны коллег. Некоторые совещания лучше сразу назначать на 16.00, чтобы потом пойти и напиться. Ну хотя бы валерьянки.

3. То же самое касается и конфликтных ситуаций: отложите их решение на вторую половину дня. В случае бурных дискуссий и неудачных исходов вы потеряете много времени для того, чтобы вернуть душевное равновесие и продолжить работу.

4. Старайтесь не делать важных телефонных звонков клиентам до полудня – часто люди стараются выполнить наиболее срочную работу утром или проводят совещания и не готовы отвлекаться.

В целом все эти правила можно обобщить под одним девизом: с утра – ничего негативного, чересчур сложного и демотивирующего.

Комментарии Фейсбук Вконтакте